综合运用Office2007组件 批量制作奖状

CD的忧郁

学校里每学期快结束的时候，学校都会对本学期有突出表现的同学进行表彰，颁发奖状则是最常用的表彰形式。今天，我们就来看看如何通过Office2007各个组件间的配合来批量制作奖状。　　在Word2007中新建奖状模板
　　在Word2007中点击“Office按钮”-“新建”，弹出“新建文档”窗口，左侧在“模板-Microsoft-Office Online”中选择“证书、奖状”，然后Word2007将连接互联网下载Office Online中的“证书、奖状”模板。我们选择的是“奖状4”模板，点击下载即可，如图1所示。这是奖状的主文档，也可以说是奖状的模板，最后我们只需在获奖信息的位置填写相应的内容即可。
　　
　　图1 连接Office Online下载模板
　　在Excel2007中输入奖状数据源
　　数据源即一个存放获奖信息的表格，包括获奖人、获奖类别等信息。打开Excel2007，把各项信息输入到一个空白的工作表中欧你。注意类别名放在第一排，一个类别一行，如图2所示，并把它另存为“获奖名单.xlsx”。这便是我们需要的数据源，接下来我们只需通过Word里的“邮件合并”功能，便可将获奖信息自动填写到刚才创建的证书主文档中，并生成想也难怪数量的证书。
　　
　　图2 用Excel2007制作数据源
　用Word2007“邮件合并”批量生成奖状
　　回到Word2007主文档，依次点击“邮件”-“开始邮件合并”-“开始邮件合并”-“邮件合并分步向导”，打开“邮件合并”窗口，如图3所示。
　　
　　图3 “邮件合并”窗口
　　在“选择文档类型”下选择“信函”单选框，然后单击“下一步”。在“选择开始文档”下选中“使用当前文档”，这样便将该文档定义为了邮件合并的模板。继续“下一步”，在“选择收件人”下选择“使用现有列表”，然后单击“使用现有列表”下的“浏览”按钮，选择刚才创建的“获奖名单”为数据源。接下来在“编辑收件人”窗口中选中“获奖名单”中的所有项目(如图4)。
　　
　　图4 选中“获奖名单”中的所有项目
　　现在，我们进入最后的步骤。继续在向导栏中点击“下一步”。在“撰写信函”下单击“其他项目”，你会发现在新开的“插入合并域”窗口中的“域”，正是我们前面创建的数据源中的各个类别，现在先关闭该窗口，在文档编辑窗口中将光标放到需要插入获奖姓名的地方，再次打开“插入合并域”窗口，选中“个人姓名”，单击“插入”，就完成了“个人姓名”合并域的插入(如图5)。照此方法，完成“获奖原因”、“奖项”、“颁奖单位”、“时间”等合并域的插入。
　　
　　图5 合并域的插入
　　一直“下一步”直到“完成合并”步骤，点击“合并”下的“编辑个人信函”，在“合并到新文档”窗口中选择“全部”(如图6)，“确定”后便会生成一个新的Word2007文档，里面正是合并后的所有奖状，现在，你只要将它们送到打印机就可以了。
　　
　　图6 选择“全部”