AI+将重塑OA新形态
作者：微信文章一、传统OA的演变：从纸张到电子表单的成功之路
办公自动化（OA）系统诞生的初衷，是用数字化手段替代繁琐的纸质流程，实现无纸化办公。经过多年的发展，这一目标基本达成——企业各类内部事务从原来靠纸张、口头、微信群处理，逐步整合进统一系统，形成规范的表单和审批流程。
例如：
-会议通知：过去在微信群里逐个通知，现在通过OA发布公告并查看回执；
-请假审批：过去员工递纸条找领导签字，如今在OA点一点就能走完流程；
-报销审批：过去打印单据贴发票满楼跑，现在手机拍照上传即可申请、审核和归档。
这些听起来是不是很香？的确，OA系统最初就是干这些“基础事儿”的。借助OA系统，原本依赖Excel表格和人工沟通“跑流程”的工作，现在通过系统自动流转、提醒并留痕存档，一键搞定。无纸化办公的时代，让企业内部管理效率有了质的飞跃。
二、即时通讯时代的新痛点：群聊里的“小二传手”
然而，随着移动互联网和即时通讯工具的普及，人们的办公沟通习惯再次发生变化。微信、企业微信、钉钉等聊天群成为日常协同的高频渠道，领导往往喜欢在群里直接布置任务，下属也在群里反馈进展。这种“聊天式”的协作高效便捷，却也让传统OA系统有点尴尬：很多流程脱离了OA跑到群里去了。结果就是，明明有OA审批系统，实际工作中却经常出现“两条线并行”的情况：一条是在群聊里快速指示和响应，另一条还是要回到OA上补流程、填表单、走审批。
在政务场景中，这一矛盾尤为明显。以某政府单位使用的“粤政易”平台为例，镇街两级通常建立多个微信或政务App的群组：上级领导们在“领导群”里发布指示，基层工作人员在“执行群”里落实执行。当前的信息传递流程往往要靠一名专职联络员充当人工“RPA”——领导群里收到指示后，专人第一时间复制粘贴到各相关执行群；执行人员完成任务后在执行群反馈，联络员再将结果整理后汇报回领导群。整个过程需要人工来回“跑腿”传话，不仅低效，还容易出现遗漏或延误。可以说，这名联络员就像群聊里的“小二传手”，辛苦充当着人肉桥梁。
痛点：即时通讯提高了沟通效率，但也带来了信息割裂和人为中转的麻烦。领导群和执行群之间的信息墙，使得流程规范性和留痕性下降——很多任务在聊天中完成，却没有及时沉淀到正式OA系统中备案。如果完全依赖人工去补录流程，又违背了“自动化”的初衷，增加额外负担。显然，在即时通讯+OA并存的新常态下，如何弥合聊天协同和流程系统之间的缝隙，成为摆在行业面前的新课题。
三、RPA+AI登场：让群聊指令自动化流转
幸运的是，大语言模型（LLM）等AI技术的飞速发展，为这一难题带来了新的解法。我们可以想象引入RPA（机器人流程自动化）+AI的组合拳，把前述群聊中的人工二传手“机器人化”。具体方案如下：
RPA捕捉群指令：在领导群部署一个软件机器人，自动监听并抓取领导发布的任务指示消息。例如领导在群里发一条“请各部门下班前完成XX统计”的信息，RPA机器人立刻捕捉到。
AI智能解析：将捕获的指令交给AI模型进行自然语言理解。借助大语言模型的强大语义分析，AI可以自动识别指令中的任务内容、紧急程度以及涉及部门/人员等要素，并据此在后台知识库中匹配出相应的执行群组或责任人名单。简单说，AI相当于读懂了领导的话，搞清楚“让谁在什么时间做什么事”。这一步中，LLM的作用就像一个聪明的助理，可以处理非结构化的群聊信息，把口头指示结构化为正式任务。值得一提的是，近年来通过将LLM与传统RPA结合，软件机器人正获得前所未有的智能理解能力，正从僵硬的脚本工具转变为可自主决策的AI代理。
RPA自动分发任务：一旦AI确定了任务执行对象，RPA机器人会立刻将任务内容自动转发到相应的执行群或发送给指定责任人。比如上例中的统计任务，会由机器人代替领导在各部门执行群里发布“请在下班前完成XX统计并反馈”的消息。这样，领导的指令无需人工搬运，就能自动多群分发，直达每一位执行人。
结果汇总与反馈：当执行群里有人回复了完成情况，RPA再次出马抓取这些反馈信息，并汇集给AI模型。AI模型则对多人的反馈进行智能提炼总结，归纳出任务的整体完成进度和关键结果，自动生成一条简明的汇报。最后，RPA机器人将这条由AI撰写的汇报发送回领导群，@相关领导查看。这样一来，领导只需看群消息，就能及时掌握任务执行情况，无需亲自过问细节。
整个过程中，RPA机器人不仅充当群聊里的自动“信使”，还在幕后对接OA系统：它可以同步生成对应的流程记录和审批表单，将每项任务的指令、执行、反馈都登记在案，保证流程的规范性和可追溯。原本散落在聊天记录里的工作，现在都有据可查、有章可循，既提升效率又满足了管理要求。可以说，RPA负责“手脚”，AI负责“脑力”，两者配合让即时通讯里的碎片化指令变成了闭环的流程自动化。
四、对话即办公：从“点系统”到“聊系统”的转变
通过引入上述RPA+AI方案，OA办公正迎来一次形态上的跃迁——从过去“低头看系统、点击审批”转向“抬头对话、自动生成”。办公流程开始融入对话，系统则更多隐藏在幕后，默默把对话内容转换成结构化的流程结果。
设想一个充满人情味的小场景：员工小王在微信群里跟领导说了句：“我下午感冒请假，可能要休息半天。” 领导在群里简单回复：“好的，注意身体。” 按传统做法，小王还得登陆OA系统提交请假申请，领导再去点审批通过。然而在对话式OA的新模式下，完全不需要这么麻烦——系统智能助手已经读懂了两人的对话，它会自动提取出“小王, 病假, 下午半天”的要素，替小王填写请假单，并根据领导的“好的”判断出批准意见，于是自动完成请假流程审批，存档备案。一来一回，两句话的工夫，请假单已“悄悄”生成并通过审批，小王和领导几乎感觉不到系统的存在！
类似的例子还有很多：员工在群里@客服机器人询问某项流程的进展，机器人立刻回答并附上相关数据和文件链接；项目群里有人说“任务X搞定啦”，AI助手便自动把任务状态标记为完成，并在周报里加入进展说明。再比如开会时大家脑暴出的金点子，会议结束后AI秒生成纪要和后续任务清单，发送到群里供确认。这些场景都说明一个趋势：工作系统正在变“聪明”也变“隐形”了，人们越来越可以通过自然语言对话去完成过去必须登录系统才能做的事情。正如有专家所言，结合了ChatGPT这类大模型后，员工只需在熟悉的沟通界面中以自然语言提出需求，背后的智能助手就能帮忙调用各种办公应用、执行任务和填报数据。办公体验因此变得前所未有的顺畅、友好：我们感觉不到流程在跑，却又的确把流程跑完了。
值得注意的是，这一转变并非空中楼阁，市面上一些协同工具已经初显端倪。例如，阿里钉钉的最新版本中引入了“钉钉AI”，可以对群聊消息自动总结归纳，帮用户快速捕捉重点，再也不用手动翻聊天记录。微软也在其Teams协作平台中集成了智能Copilot，实现会议实时记录、待办生成等功能。Slack等即时通讯工具更是推出了原生AI助手，可以自动梳理频道对话、提取行动项，让信息过载的“聊天瀑布流”变得井井有条。这些产品动态都在释放同一个信号：即时通讯+AI正在迸发出巨大的变革力量，推动OA从“流程驱动”走向“对话驱动”。正如业界分析所指出的，随着大模型技术的融入，新一代智能自动化正在把曾经僵化的流程机器人升级为贴心的AI小助手，可以在各行各业中充当人类同事的得力帮手。
五、展望与呼吁：去系统化，回归对话式办公
当办公系统不再高高在上、要求用户迁就它，而是悄然融入日常对话、辅助用户完成工作时，我们或许才真正找回了协同办公的初心——让技术服务于人，而非让人围着系统转。未来的OA形态，很可能是“去系统化”的：系统界面和按钮越发隐身在背后，取而代之的是一个个与你对话交流的智能助理，就像与你共事的搭档。员工无需反复切换应用、填写繁琐表单，只消在聊天窗口里说出需求，剩下的交给数字劳动力去跑腿实现。而管理者也无需时刻紧盯系统，因为AI已经帮你盯着，一旦有异常或重要情况，会主动通过对话提醒你。
当然，实现这一愿景并非一日之功，过程中还有许多挑战需要解决，包括数据安全、权限管控、AI决策可信度等等。但趋势的方向已相当明晰：办公正在从系统中心走向人机对话中心。即时通讯+AI结合正在重塑OA的新形态，让办公回归“人”的本质——沟通和创造。我们有理由相信，随着技术的成熟，未来“对话式办公”将成为行业新范式，不再需要我们在多个系统间疲于奔命，而是让系统围绕我们的对话自动运转。
六、呼吁
面对这场变革，行业内的产品经理、技术开发者和企业管理者都应当予以更多关注和投入。让我们一同探索“去系统化、回归对话式办公”的无限可能，把如今这些新奇的概念逐步变成人人受益的实在工具。或许不久的将来，我们办公的日常就会是这样的画面：没有繁琐的系统操作，只有与你对答如流、替你跑前跑后的AI助手，而所有工作流程都在不知不觉中顺利完成。这样的未来，值得我们共同期待并为之努力!
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